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帳簿の保存期間は何年間?保存方法はどうすれば良い?

帳簿の保存期間は何年間?保存方法はどうすれば良い?

確定申告が終わり、帳簿や請求書や納品書など使った書類がもう必要ないかといえば、そうではないです。

青色申告・白色申告ともに、現在は記帳する必要があり、確定申告で使った帳簿類などは決められた期間保存する必要があります。

なぜなら、過去の申告に不備があった際、調査に入られることもあります。

その際に該当の年の帳簿類がなければ、所得控除は認められず、追徴課税が発生する可能性もあります。

このことから、国が定めた期間は必ず帳簿は保存しておきましょう。

青色申告・白色申告のそれぞれの帳簿や書類の保存期間

青色申告と白色申告では、保存する帳簿や書類の種類が異なります。

それぞれ、国税庁が定義している帳簿書類の保存期間は以下の通りです。

 

青色申告の帳簿書類の保存期間

帳簿書類保存期間
帳簿7年
決算関係書類
現金預金取引等関係書類7年(前々年分所得が300万円以下の方は、5年)
その他の書類5年

 

白色申告の帳簿書類の保存期間

帳簿書類解説保存期間
帳簿収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿)7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)5年
書類決算に関して作成した棚卸表その他の書類5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

 

青色申告・白色申告の帳簿書類保管期間、引用元:【国税庁】記帳や帳簿等保存・青色申告

帳簿書類の保存形式

原則、紙で保存する必要があります。

PC・会計ソフトなどで作成した書類は、データで残っていると思いますが、プリントアウトをして保存しましょう。

なお、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けることで、電子データのままで保管することも可能です。

帳簿書類の電子データ保存

  • 納税者の事務負担やコスト負担の軽減などを図るため、一定の帳簿書類については、コンピュータ作成の帳簿書類を紙に出力することなく、ハードディスクなどに記録した電子データのままで保存できる制度があります。

注:この制度の適用を受けるには、一定の要件があり、あらかじめ所轄税務署長の承認を受ける必要があります。

引用元:【国税庁】記帳や帳簿等保存・青色申告

なお、届出書に関しては、以下のページからダウンロード可能となります。

ダウンロードページ:【国税庁】国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書

ただし、仮に税務署調査が入った場合、プリントアウトしてほしいと言われたケースもあるようです。

これは、後日に電子データだと改ざんが紙に比べると用意であるからです。

このことから、最初からプリントアウトをして、保存をしておくことをおすすめします。

帳簿の保存期間は何年間?保存方法はどうするば良い?のまとめ

青色申告・白色申告ともに、書類によっては、5年のものと7年のものに分類されます。

そこでおすすめするのが、全て7年間に統一しておき、まとめて該当年の帳簿書類を保存しておけば、管理も楽になり、仮に税務署に調査に来られた場合でも、すぐに関連書類をまとめて見せることも可能です。

 

とはいえ、こうならないためにも日々の経理業務はきっちりと行い、間違いをなくしていくことが重要です。

関連ページ:帳簿の記帳

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